De som mottar tilskudd skal vise at tilskuddet blir brukt til det som er formålet med ordningen. Dette gjøres gjennom å legge frem et eget regnskap for anleggsprosjektet = et eget anleggsregnskap. Regnskapsføringen innrettes slik at anleggsregnskapet holdes atskilt fra de øvrige postene i regnskapet, ved bruk av særskilte regnskapskonti eller f.eks. prosjektnummer.

Med regnskap menes oppstillinger som tilsvarer saldobalanse og hovedbok med tilhørende underdokumentasjon.
Kommunen og revisjon skal ha følgende dokumentasjon tilgjengelig for sin revisjon: regnskapsskjema, regnskapsbøker, bilag og bankkontoutskrifter.
Søker må vise at det er et klart skille mellom anleggsregnskap og lagets ordinære driftsregnskap.

Anleggsregnskapet skal føres inn elektronisk her: https://report.anleggsregisteret.no/login Skjemaet har en egen kolonne for godkjent kostnadsoverslag. Dette er de kostnadene som fylket har godkjent og som skal være sendt til søker etter søknadsbehandlingen. Ev. kan man få dette ved henvendelse til fylkeskommunen. Selve skjemaet finner dere øverst på denne siden. Det skal være sporbarhet mellom anleggsregnskapet og linjene i regnskapsskjemaet. Husk å fylle ut rubrikken nede på side 2 for hvor mye merverdiavgiftskompensasjon dere er berettiget til å søke om.

Det anbefales å bruke egen bankkonto for anlegget. Det gjør det enklere å ikke blande andre bilag inn i anleggsregnskapet og å holde oversikten. Hvis man ikke bruker egen bankkonto, må regnskapsføringen innrettes slik at utgifter til anlegget enkelt kan skilles fra lagets øvrige drift. Dette er viktig fordi dere bare kan søke om spillemidler til kostnader som har med anlegget å gjøre, men også fordi dere ikke kan søke om merverdiavgiftskompensasjon for den samme utgiften to ganger, dvs. at anleggskostnader ikke kan være en del av grunnlaget når det søkes om merverdiavgiftskompensasjon til drift av laget, eller motsatt.

Alle bilag skal ha et bilagsnummer som stemmer med bilagsnummer i anleggsregnskapet. Det er personen med anvisningsmyndighet som skal kvittere på regnskapsskjema for anleggsregnskapet. Det er mest naturlig at dette er lagets leder. Hvis det er en annen person, skal denne være bemyndiget.

Hvem er ansvarlig for innkjøp og mottak av materialer? Vedkommende skal attestere på alle fakturaer. Attestasjon er en bekreftelse på at varene er bestilt og vedrører prosjektet det er søkt tilskudd til, riktig antall varer er ankommet og at de skal benyttes til det aktuelle byggeprosjektet. Vedkommende skal også sjekke at fakturaene er stilet til riktig mottaker, at den som har sendt faktura har organisasjonsnummer, at det står på fakturaen hvor varene er levert og hvilket byggeprosjekt det gjelder.

Hvem har anvisningsmyndighet i laget? Vedkommende skal anvise alle fakturaer. Anvise betyr å sluttgodkjenne fakturaen til betaling, dvs. bekrefte at fakturaen vedrører prosjektet det er søkt tilskudd til og at beløpet er innenfor gitte fullmakter. Ved signatur (ev. elektronisk godkjenning i fakturasystem) bekrefter anviser riktigheten av fakturaen.