Tegninger av bygg og anlegg må være i samsvar med lover og forskrifter.
Stier og løyper må være tegnet inn på kart vedlagt detaljtegninger av de arbeidene som skal utføres.

I selve søknadsskjemaet skal dere føre opp et detaljert kostnadsoverslag for prosjektet. Kostnader skal oppgis på poster for de forskjellige delene av prosjektet, for arbeid og materialer, og eventuell dugnad. Det kan være lurt å jobbe frem en kladd for dette oppsettet på forhånd.

Her må dere skille mellom kostnader en kan beregne tilskudd på, og kostnader som angår deler av prosjektet som ikke inngår i beregningen for tilskudd – såkalte "tilskuddsberettigede" og "ikke tilskuddsberettigede" kostnader. Tilskuddsberettigede kostnader er i enkelhet alt som angår aktivitetsanlegget direkte. Kostnader som ikke er tilskuddsberettigede er for eksempel tribuneanlegg, parkeringsplasser og veier, diverse avgifter, mv. Dette står utfyllende i bestemmelsene for ordningen.

Når fylkeskommunen tilslutt har gått igjennom kostnadene i saksbehandlingen av søknaden vil det kontrollerte beløpet utgjøre prosjektets godkjente kostnad.

Dugnadsarbeid skal
• fremgå i en egen dugnadsoversikt som tar utgangspunkt i de arbeidene som etter kostnadsoverslaget skal utføres på dugnad.
• som hovedregel verdiberegnes av kvalifisert fagperson (f.eks. kostnadsvurdering/anbud fra kommune eller firma (entreprenør, håndverker e.l)).

Dette må vedlegges søknaden.

Dugnadsverdi kan ikke oppgis i timelister/timepris. Unntak gjelder for rutemerking hvor DNT har utarbeidet en klasseinndeling med tilhørende dugnadssatser som kan benyttes for slike tiltak. Denne klasseinndelingen finnes som vedlegg til bestemmelsene for ordningen.

Det er ikke anledning til å beregne merverdiavgift på dugnad.

For å få tildelt midler må prosjektet være gjennomførbart både i investerings- og driftsfasen. Derfor er det et vilkår for tilskudd at en kan dokumentere at prosjektet er fullfinansiert – inkludert spillemidler.

• Egenkapital skal bekreftes på en måte som viser at summen er bundet til prosjektet. Dette kan for eksempel gjøres ved å legge ved kopi av årsregnskapet sammen med kopi av styrevedtak som bekrefter at det er vedtatt å sette av midler til det aktuelle prosjektet.
• Kommunalt og/eller fylkeskommunalt tilskudd må være bekreftet med kopi av vedtaket.
• Pengegaver skal være dokumentert.
• Lån skal være bekreftet med kopi av lånetilsagn. Eventuelle lånevilkår må være oppfylte/aksepterte.

En må legge frem en overordnet plan for drift av anlegget, som skisserer bruksmengder og sesonglengder, samt et driftsbudsjett.

Planen skal minimum ha med følgende opplysninger:
• plan for forvaltning og bruk som angir forvalter av anlegget, planlagt lengde på sesong og antall brukstimer (f.eks per uke) i sesong
• driftsbudsjett med inntekter og utgifter, inkludert finansutgifter For større anlegg, som f.eks svømmeanlegg og idrettshall, skal det i tillegg legges ved en plan for vedlikehold og utvikling av anlegget.

Dersom dere eier grunnen må dere fremlegge en bekreftet utskrift av grunnboken som viser at eiendomsretten er tinglyst. Dersom dere fester eller leier grunnen, må dere fremlegge kopi av denne festekontrakten. Dere må feste/leie grunnen for minimum 30 år for overnattingshytter, og minimum 10 år med automatisk fornyelse for løypetiltak - med noen unntak, se mer om dette under siden "Vilkår og krav" i menyen til venstre.